3 tips voor een professionele bezoekersregistratie, want uw ontvangst is uw visitekaartje!

Bezoekersregistratie is essentieel voor de veiligheid in uw bedrijf. Het geeft u namelijk een duidelijk overzicht van wie zich in het gebouw bevindt, wat bijvoorbeeld erg van pas komt bij een noodevacuatie. Vaak is die registratie voor bezoekers ook wel het eerste contact met uw bedrijf. Daarom is het belangrijk dat u de bezoekersregistratie professioneel aanpakt. Maar hoe moet dat nu juist? Deze drie tips helpen u alvast op weg!

1. Zorg voor een eenvoudige en snelle registratie

De eerste tip voor een professionele bezoekersregistratie? Zorg dat de registratie eenvoudig is en snel gaat. Bij te lange wachttijden bij ontvangst treedt er vaak irritatie op. Er is nu eenmaal niemand die graag wacht! Een ideaal systeem is gebruiksvriendelijk, voelt intuïtief aan en zorgt dat uw bezoekers in een paar eenvoudige stappen aangemeld worden. Dat kan via de baliemedewerker of via een stand-alone opstelling met touchscreen. Hebben de bezoekers zich voorafgaand geregistreerd? Dan kregen ze voorheen een bevestiging van hun afspraak mét de afspraakdetails en een QR-code in hun mailbox. Het aanmeldproces verloopt dan nóg soepeler via het aanbieden van de QR-code op smartphone of via een document. Onthoud vooral: hoe sneller de bezoekersregistratie, hoe professioneler!

2. Doe een digitale bezoekersregistratie én volgens de AVG/GDPR

Bezoekersregistratie op papier is niet overzichtelijk en komt achterhaald over. Daardoor kiezen steeds meer bedrijven voor een digitaal opvolgsysteem. Er zijn namelijk veel voordelen verbonden aan digitale bezoekersregistratie. Zo kunt u gebruik maken van de gekoppelde functies van het toegangscontrolesysteem waarmee u bepaalde bezoekers tijdelijk toegang verleent tot afgesloten ruimtes. De bezoekers krijgen dan een badge met de specifieke rechten op. Verder geeft een digitaal systeem uw gasten de mogelijkheid om vooraf in te checken. Geen verwarring over de schrijfwijze van namen meer mogelijk dus! En wat met GDPR? Door ons digitaal registratiesysteem hebben nieuwe bezoekers niet langer inzage in het logboek en dus in de gegevens van voorgaande bezoekers. De data worden bovendien enkel beheerd door de bevoegde personen en niet langer bewaard dan overeengekomen. Gedaan dus met stoffige boeken die ergens vergeten worden en alles netjes volgens de GDPR-wetgeving.

3. Vergeet de afhandelingsprocedure niet

De laatste tip voor een professionele bezoekersregistratie is om de afhandelingsprocedure niet te vergeten. Op die manier zorgt u ervoor dat het bezoek volledig afgerond is en dat uw bezoekers niet alleen hartelijk begroet worden bij aankomst, maar ook een beleefd afscheid krijgen. Bovendien is de aanwezigheidslijst op die manier altijd up-to-date en hoeft u in geval van nood niet op zoek te gaan naar mensen die eigenlijk niet meer in het gebouw aanwezig zijn.