6 verspillingen in resource planning die je makkelijk kunt voorkomen

Verspilling is overal en elke dag om ons heen, zo ook bij resource planning. Een van de speerpunten van de Lean methode is het uitbannen van verspilling. In deze blog gaan we kijken wat we hiermee kunnen in de wereld van projectmatig werkende dienstverleners. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

Lean onderkent zeven vormen van verspilling. Als we dit vertalen naar verspilling in projecten en dan specifiek rond de capaciteitsplanning van medewerkers, oftewel de resource planning, dan komen we tot de volgende vormen.

1. Onnodig veel reizen (voor een overleg bijvoorbeeld)

In de planning zijn alle vormen van reizen, die geen waarde toevoegen, verspilling. Als je met de klant moet overleggen over het ontwerp van een nieuwe website, moet je jezelf afvragen of het echt noodzakelijk is om naar de klant af te reizen. Het zou ook met een online-meeting kunnen. Als je twee uur heen en twee uur naar de klant moet reizen, dan heb je een halve dag verspild, oftewel tien procent van je werkweek.

Vraag je dus af of het echt noodzakelijk is om te reizen. Het is ook prima aan de klant uit te leggen, want de tijd die je bespaart, kan je extra aan zijn project besteden wat de snelheid, kwaliteit en kosten ten goede komt. Wie zegt daar nou ‘nee’ tegen?

2. Te veel wachtmomenten in het proces

Alle vormen van wachten of vertraging is is ook een vorm van verspilling. Elk moment dat een medewerker niets te doen heeft, wordt er kostbare tijd verspild. Dit is tijd die productief op een andere activiteit ingezet had kunnen worden. Eenmaal verstreken tijd komt nooit meer terug en voor een dienstverlener die uren verkoopt, wordt er geld verspild. Vertraging is niet altijd te voorkomen, maar je kunt er wel voor zorgen dat medewerkers met hun armen over elkaar komen te zitten.

Zorg bijvoorbeeld dat je altijd kleine klusjes achter de hand hebt. Dit zijn klusjes die gemakkelijk tussendoor opgepakt kunnen worden. Het is werk met een lage prioriteit, maar ze moeten wel een keer uitgevoerd worden. Je medewerkers zullen er ook blij mee zijn, ook al is het misschien onder hun niveau. Het is beter dan niets doen.

3. Meer opleveren dan eigenlijk geoffreerd is

Als je meer oplevert dan is afgesproken, dan is dat ook een vorm van verspilling. Het komt vaak voor, omdat de medewerkers maar blijven poetsen aan het eindproduct. Ze blijven maar verbeteren en perfectioneren. Zo ontstaan er projectresultaten die de verwachtingen van de klant ver overstijgen.

Nu is het aan de ene kant mooi om de verwachtingen van klanten te overtreffen, maar in dit geval blijven medewerkers ongevraagd waarde aan het eindproduct toevoegen. Daarmee verspillen ze tijd, die op andere projecten of activiteiten ingezet hadden kunnen worden. Houd dus in de gaten dat ‘goed is goed genoeg’.

4. Voorkom iteraties in een project

Een tussen- of eindproduct dat niet aan het ontwerp voldoet, werkt ook verspilling in de hand. Het oplossen van een fout kost namelijk tijd, zeker als er bijvoorbeeld onderdelen moeten worden besteld of als een bepaald proces opnieuw doorlopen moet worden. Denk bijvoorbeeld aan een iteratie van ontwerp, ontwikkeling en test bij software-ontwikkeling.

Voorkom zoveel mogelijk dat er iteraties in je project voorkomen en leg de verantwoordelijkheid bij een klein team dat snel alle stappen kan doorlopen. Maak duidelijke afspraken met de klant over de specificaties. Als die niet helder zijn, dan is er veel ruimte voor interpretatie en wordt het risico groter dat je tegen fouten gaat aanlopen.

5. Overbodige handelingen kosten tijd!

Kijk eens kritisch naar alle handelingen die medewerkers in projecten verrichten. Zijn ze echt allemaal nodig? Worden er documenten opgesteld waar helemaal niets mee gedaan wordt? Mogelijk kunnen bepaalde handelingen geautomatiseerd worden, waarmee de medewerkers tijd kunnen besparen.

Nu kan het automatiseren van handelingen om extra investeringen vragen, maar hier kun je eenvoudig een business case voor opstellen. Vaak overweegt men ‘dure’ tools niet omdat ze per definitie geld kosten en er immers ‘handjes’ in het project beschikbaar zijn. Maar die handjes hebben ook een prijskaartje en zijn veel gevoeliger zijn voor het maken van fouten.

6. Overbelasting van het personeel

Een bijzondere vorm van verspilling in de resource planning is overbelasting. Overbelasting is de onnodige of onredelijke overbelasting van mensen doordat de vraag de capaciteit van deze mensen overschrijdt. In projecten is het vaak lastig om de vraag gelijkmatig over de duur van het project uit te smeren, omdat projecten vaak grillig kunnen verlopen, zeker het project zich in een dynamische omgeving afspeelt.

Het is van belang om structurele overbelasting van personeel te bewaken. Overbelaste mensen raken makkelijker gestrest en vormen daarmee een groter risico op het maken van fouten. Op deze manier werkt overbelasting de eerder genoemde vormen van verspilling in de hand, om nog maar te zwijgen over de gevolgen van personeelsverloop en ziekteverzuim.