Bezoekersregistratie, verplicht of niet

De Arbowet beschrijft in artikel 3.1 lid 2 dat organisaties maatregelen moeten nemen om succesvol te kunnen ontruimen, indien er sprake is van een ongeval of calamiteit. Hierbij wordt niet enkel gesproken over de eigen werknemers, maar ook over de aanwezige bezoekers op dat moment.

Indien je als bedrijf een goede ontruiming wilt realiseren, is het raadzaam om de bezoekers te registreren. Aan de hand van de registratie is het in eén oogopslag duidelijk hoeveel en welke bezoekers zich op dat moment in het pand bevinden, waardoor je de personen op een snelle en veilige manier kunt evacueren.

Registratie op papieren logboek niet toegestaan

Indien het bedrijf voorzien is van een receptioniste is het gunstig om de receptioniste de betreffende taak te geven. De receptioniste zit immers in het zicht van de in- en uitgang. Echter is het belangrijk dat de registratie niet per papieren logboek wordt voldaan. Deze manier is volgens de AVBG-wet niet toegestaan. Waarom? Bij een papieren logboek kunnen de bezoekers, tijdens de registratie, de persoonlijke gegevens van de voorgaande bezoekers inzien; een inbreuk op de privacy van het betreffende persoon en in feite een datalek. 

Alternatief voor de bezoekersregistratie

Om de bezoekersregistratie alsnog op een succesvolle manier te realiseren, is het mogelijk om een virtuele receptie te plaatsen. Via het zelfbedieningsregistratiezuil kunnen de bezoekers zich persoonlijk registreren. Hierbij is het niet mogelijk om de gegevens van andere personen in te zien. 

Daarnaast zal een virtuele receptie erg gunstig zijn voor de aanwezige receptioniste. De receptioniste zal hiermee veel tijd besparen, dat mogelijk kan worden besteed aan het vervullen van andere taken binnen de organisatie. 

Tot slot geeft een digitale bezoekersregistratie de onderneming een goede uitstraling. Het zuil oogt erg professioneel, waardoor de organisatie een positieve indruk zullen achterlaten bij de bezoekers. De mensheid vindt digitale snufjes immers erg interessant.