Waarom ieder bedrijf zou moeten automatiseren

Is jouw bedrijf een groot deel van de tijd kwijt aan terugkerende werkzaamheden? Moet je je eens voorstellen dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of zelfs jaarlijkse taken niet elke keer opnieuw hoeft te doen. Dat betekent dat je veel meer tijd overhoud voor overige kerntaken. Het automatiseren van bedrijfsprocessen is essentieel voor de toekomst. In deze blog vertellen wij hoe je begint met het automatiseren van taken.

Nooit meer last van miscommunicatie

Hoe tof is het dat je steeds sneller en efficiënter zaken doet met je stakeholders. Het is namelijk mogelijk om de elektronische gegevensuitwisseling tussen verschillende computersystemen en applicaties te automatiseren. Deze vorm van automatisering is ontzettend populair en men noemt dit ook wel EDI. Een veelgestelde vraag is dan ook ‘Wat is edi?’

EDI is eigenlijk een afkorting voor Electronic Data Interchange en is de verzamelnaam voor het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen bedrijven, zoals orders, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Het berichtenverkeer verloopt volgens een afgesproken standaard, zodat de softwaresystemen van de bedrijven die met elkaar communiceren dezelfde taal spreken. Op deze manier komt er geen menselijke factor meer kijken in het proces en deze uren zet je heel eenvoudig in om bijvoorbeeld je klantenservice te verbeteren.

Automatiseer niet alles in één keer

Ieder bedrijf moet blijven veranderen om relevant te blijven. Daarvoor moet je processen blijven analyseren en verbeteren. Het is belangrijk om niet elk proces in één keer te automatiseren. Doe dit stapsgewijs en kijk alvast naar de mogelijkheden voor andere processen. Is het namelijk wel mogelijk dat deze aan elkaar gekoppeld worden? Begin met het belangrijkste, maak een stappenplan en werk vanuit daar verder.

Creëer draagvlak binnen de organisatie

Automatisering roept bij veel medewerkers een hoop emotie op. Leg daarom de nadruk op het feit dat automatisering ertoe leidt dat medewerkers werk gaan doen wat in hogere mate waardevol is voor het bedrijf. Sta ook open voor de zorgen onder de medewerkers. Ga het gesprek aan, leg duidelijk uit wat de veranderingen zijn binnen de organisatie en hoe dit toegepast wordt. Dit zorgt uiteindelijk voor meer begrip, meer steun en een betere organisatie.

Ga in gesprek met klanten

Automatiseren werkt alleen optimaal als alle stakeholders hiervan op de hoogte zijn. Ga daarom ook altijd het gesprek aan met je klanten. Als klanten hun facturen op de verkeerde manier aanleveren, moet jij alsnog handmatig werk verrichten. Denk bijvoorbeeld aan klanten die facturen sturen in verschillende bestandstypen of met ontbrekende informatie. Zodra iedereen op de hoogte is van de veranderingen, groei je als organisatie ontzettend hard.